Zoals je ziet werkt het principe met slechts 4 kwadranten, die ingedeeld worden naar belangrijkheid en urgentie:

• K1 [(erg) dringend, (erg) belangrijk]: items met de Hoogste Prioriteit. Spreekt voor zich, lijkt me.
• K2 [niet dringend, (erg) belangrijk]: Je kan kiezen hoe je het oplost: doe je het meteen, of laat je het liggen? Bijkomende vraag: doe je het zelf (je naam is er aan verbonden), of vraag je aan je collega’s/teamleden om het te doen?
• K3 [niet dringend, niet belangrijk]: laat dit maar even liggen, je hebt wel wat beter te doen.
• k4 [(erg) dringend, niet belangrijk]: Dit zijn dingen die wel moeten gebeuren, maar dit hoef je niet per sé zelf te doen.

Toets al je activiteiten aan dit schema om gemakkelijk te kunnen prioriteren. Maar wacht, het wordt nog beter. De schoonheid van het systeem zit ‘m in het feit dat er eigenlijk maar 2 kwadranten zijn. Inderdaad, in feite mag je er twee schrappen. En je weet waarschijnlijk al welke.

Klopt: K1 en K3 mag je schrappen - als je goed georganiseerd bent tenminste. Laten we dat even bekijken.

Waarom je K3 kan schrappen, mag duidelijk zijn: als een activiteit/to do/… niet belangrijk is én niet dringend, kan je het gerust nog even in je lijstje laten staan tot het dringend of belangrijk wordt. Geen haan die ernaar kraait.

K1 schrappen zal waarschijnlijk hier en daar een wenkbrauw doen fronsen. Toch is dit vrij logisch: als je iets hebt dat zowel belangrijk is als dringend, ben je eigenlijk niet goed bezig. Geef het maar toe. Als één van je items in die categorie belandt, heb je het te lang laten aanslepen. Je had sneller actie moeten ondernemen. Maar nu weet je tenminste hoe je dit probleem in de toekomst kan voorkomen.

Daarom introduceer ik hierbij feestelijk een nieuwe categorie: Presentaties.*

Dus, vanaf nu kan u hier af en toe een nieuw artikel verwachten rond het ontwerpen van een goede presentatie, het taalgebruik, de do’s en don’ts, enzovoort.

*Hapjes en drankjes voor de receptie zelf te voorzien.

1. Vertel het aan je vrienden.
   Je vrienden zijn je eerste lijn. Kies die vrienden uit waarvan je weet dat ze het wel zullen doorvertellen of -mailen.
2. Verwijs ernaar als je reageert op andere weblogs.
   De meest bekende weblogsystemen voorzien een vakje waarin je je URL kwijt kan. Profiteer ervan, want free publicity wordt schaars.
3. Zet het in je handtekening.
   En dat op zoveel mogelijk plaatsen. Gebruik je een handtekening bij je e-mail? Voila. Bezoek je veel fora? Voila. De mogelijkheden zijn vrijwel eindeloos.
4. Zet het in je nickname.
   Elke rechtgeaarde internetverslaafde is wel online te vinden op één of meerdere IM’s (Live! Skype!). Die nicknames laten zich meestal vrij eenvoudig aanpassen.
5. Wees Web2.0.
   Gebruik Twitter, Digg, Technorati, Delicious en al die andere 2.0 sites om het nieuws wereldkundig te maken. Baat het niet, schaadt het niet!

En ach. Omdat u het bent, heb ik de site in een nieuw kleedje gestoken. Staat het u aan?

‘t Is graag gedaan.

1. Vul het onderwerp in.
   Er is niks zo vervelend als een e-mail zonder onderwerp. Mensen weten graag waar ze zich aan kunnen verwachten. Maak dit onderwerp ook duidelijk: aan “Case 2006/SW/24412″ heeft de ontvanger niet veel. Vermijd ook onderwerpen enkel in het Engels, spamfilters willen dit al eens tegenhouden.
2. Eén onderwerp per e-mail.
   Als je bvb. meerdere vragen stelt in één e-mail over verschillende onderwerpen, moet de ontvanger dit mailtje blijven flaggen tot àlle vragen opgelost zijn. Een properder oplossing is… per onderwerp een e-mail. Het kan - zeker in het begin - vreemd overkomen om van één persoon vijf mailtjes in je inbox te zien, maar na een tijdje zal je er dankbaar voor zijn. Trust me.
3. Eén idee per paragraaf.
   Hou het bij één enkel idee per alinea. Hou elke alinea ook korter dan 5 schermregels, anders wordt het onmogelijk om het fatsoenlijk te lezen.Hou elke zin korter dan 16 woorden. Vergeet niet dat een scherm niet makkelijk leest.
4. Vermijd bombastisch taalgebruik.
   Gebruik geen verouderde woorden als doch, echter of dienaangaande. Hou het bij eenvoudige woorden en alledaags taalgebruik. Blijf informeel. Heb je het gevoel dat je een formele taal moet gebruiken, dan schrijf je beter een brief.
5. Vermijd overbodige tekst.
   Zinnen als “Hierbij stuur ik u …”, “Naar aanleiding van ons laatste telefonisch contact…”, “Ik zou u met aandrang willen wijzen op het onweerlegbare feit…” kan je best vermijden. Hou het kort (zie ook punt 3). Je probeert geen Pulitzer prijs te bemachtigen, schrijf er dan ook niet naar.
6. Sluit af met een persoonlijke toets
   Mensen die regelmatig e-mail krijgen, zouden op de duur wel eens kunnen struikelen over het feit dat je steeds op dezelfde manier afsluit (met een handtekening). Een persoonlijke afsluiting doet meer dan je denkt. Sluit niet af met “hoogachtend”, “met de meeste hoogachting” of “met beleefde groeten”. Vind je - net als in punt 4 - dat zo’n afsluiting op zijn plek is, dan zou je beter een brief sturen.
   Verder: als je niet zeker bent of je correspondent afkortingen als “mvg” kent of apprecieert, gebruik die dan ook niet. Het duurt maar een seconde langer om het voluit te schrijven.

Oordeel zelf: www.demorgen.be

Dikwijls is het zo dat de belangrijkste inhoud van een bericht gewoon in het Onderwerp gezet kan worden. Een voorbeeld ter verduidelijking:

Onderwerp: Met vakantie.
Inhoud e-mail:
Beste,

Ik ben met vakantie tot en met 10 september. Ik ga de Cubaanse zon proeven en foto’s trekken van de onmetelijke stranden (nuja). 

Tot dan!

[naam]

Toegegeven, je voelt je blij voor die persoon. But that’s hardly the point, is it? De ontvanger heeft op je bericht moeten klikken, het bericht gelezen, de belangrijkste informatie eruit gehaald, de rest als nutteloos geklasseerd, en tenslotte je bericht verwijderd. Met één bericht is dat niet zo erg, maar stel je voor dat je 30 berichten van deze soort per dag krijgt. Dit kan duidelijk anders.

Onderwerp: Met vakantie, terug op 11 september [EINDE]
Inhoud e-mail: (leeg)

Op deze manier hoef je het bericht zelfs niet aan te klikken, alle informatie staat in de onderwerpregel. Zelfs de aaduiding dat er niets méér in staat, door gebruik te maken van [EINDE]

• Lulu.com: Heb je een boek geschreven, maar vind je geen uitgever? Publiceer het via Lulu: zij drukken on demand een exemplaar en sturen het op. Geen overstock, geen dure uitgever en 80% van de winst voor jou. Nu ook in het Nederlands.
• Web Press Release: Als je een persbericht geschreven hebt voor de online wereld, dan kan je dat hier gratis laten verspreiden.
• LeapFish: Als je wil weten hoeveel je domeinnaam waard is. Communicatiekronkels ligt rond de 1350 dollar (optimaal).
• Kortom: De vereniging voor overheidscommunicatie. Met zeer nuttige links.

Een dergelijk onderzoek kan eigenlijk heel schematisisch worden voorgesteld: er zijn namelijk drie verschillende factoren die inspelen op de RQ: drivers, attributen die bij die drivers horen en factoren; dat zijn externe invloeden die men al ’s snel over het hoofd wil zien.

Onlangs had ik zo’n schematische voorstelling nodig. Ik dacht die op het internet te vinden, al was het maar in het Engels. Niet dus. Er zijn wel degelijk sites genoeg die dit model of onderzoek bespreken, maar geen van allen geven een duidelijk en verstaanbaar schema van zo’n RQ. Dus maken we er zelf maar eentje, dacht ik. Zo gezegd, zo gedaan, en het resultaat kan je hieronder bewonderen.

Voor alle duidelijkheid nog even een beetje uitleg over het model (zéér minimaal, maar goed), zodat je niet helemaal verloren loopt, maar het model wat naar waarde weet te schatten. Het wordt niet voor niets wereldwijd gebruikt…

• Driver: kerneigenschappen van een bedrijfsreputatie.
• Attribuut: elke driver heeft er een aantal om de impact bij diverse doelgroepen preciezer te meten.
• Factor: iets dat extra aandacht verdient, maar is van een ander – hoger – niveau.

Zorg ervoor dat je glas bijna leeg is. Als de mensen dan saai blijken te zijn, of het onderwerp van het gesprek staat je niet aan, dan kan je gewoon je glas leegdrinken en je verontschuldigen als je er nog eentje gaat halen. Je keert dan gewoon niet meer terug.

Als alles wel goed gaat, drink je glas dan leeg en stel de anderen voor ook iets voor hen mee te brengen als je iets gaat halen. Ze zullen het gebaar appreciëren, zelfs als ze het aanbod afslaan, en ze weten zeker dat je terug komt om het gesprek verder te zetten.