Organiseer je werk: gebruik het Eisenhowerprincipe
Iedereen die een béétje werk heeft, heeft activiteiten bij de vleet. Op de duur wordt het zelfs zo erg dat je erdoor overladen wordt. Prioriteiten stellen is dus de boodschap. En dààr knelt meestal het schoentjes. Hoe moet je nu een onderscheid maken tussen wat belangrijk is en wat niet? Het Eisenhowerprincipe biedt een oplossing, één die ik zelf ook regelmatig toepas.
Zoals je ziet werkt het principe met slechts 4 kwadranten, die ingedeeld worden naar belangrijkheid en urgentie:
- K1 [(erg) dringend, (erg) belangrijk]: items met de Hoogste Prioriteit. Spreekt voor zich, lijkt me.
- K2 [niet dringend, (erg) belangrijk]: Je kan kiezen hoe je het oplost: doe je het meteen, of laat je het liggen? Bijkomende vraag: doe je het zelf (je naam is er aan verbonden), of vraag je aan je collega’s/teamleden om het te doen?
- K3 [niet dringend, niet belangrijk]: laat dit maar even liggen, je hebt wel wat beter te doen.
- k4 [(erg) dringend, niet belangrijk]: Dit zijn dingen die wel moeten gebeuren, maar dit hoef je niet per sé zelf te doen.
Toets al je activiteiten aan dit schema om gemakkelijk te kunnen prioriteren. Maar wacht, het wordt nog beter. De schoonheid van het systeem zit ‘m in het feit dat er eigenlijk maar 2 kwadranten zijn. Inderdaad, in feite mag je er twee schrappen. En je weet waarschijnlijk al welke.
Klopt: K1 en K3 mag je schrappen - als je goed georganiseerd bent tenminste. Laten we dat even bekijken.
Waarom je K3 kan schrappen, mag duidelijk zijn: als een activiteit/to do/… niet belangrijk is én niet dringend, kan je het gerust nog even in je lijstje laten staan tot het dringend of belangrijk wordt. Geen haan die ernaar kraait.
K1 schrappen zal waarschijnlijk hier en daar een wenkbrauw doen fronsen. Toch is dit vrij logisch: als je iets hebt dat zowel belangrijk is als dringend, ben je eigenlijk niet goed bezig. Geef het maar toe. Als één van je items in die categorie belandt, heb je het te lang laten aanslepen. Je had sneller actie moeten ondernemen. Maar nu weet je tenminste hoe je dit probleem in de toekomst kan voorkomen.
5. juli, 2007 om 11:20
Da’s ook maar ene beetje waar, he.
In een statische wereld komt er niet in K1 terecht, maar in een wereld in beweging kan iemand je iets doorsturen waar binnen het uur op moet gereageerd worden bvb.
Hoewel ik het punt wel zie :)
9. juli, 2007 om 12:28
“In een wereld in beweging kan iemand je iets doorsturen waar binnen het uur op moet gereageerd worden.”
In zo’n situatie ben je wel degelijk fout bezig.
Steeds meer mensen beginnen zo om te gaan met email en verwachten dat er onmiddelijk wordt gereageerd op email. Het komt er eigenlijk op aan dat die persoon zich in situatie K1 bevindt en dat projecteert op jou. Als je daarop in gaat, is de organisatie van je werk in handen van de externe partij(en).
Het ontwerp van de huidige software is eveneens nefaste voor je werkritme. Bij het ontvangen van email krijg je geluidjes, popupvensters en zelfs de korte inhoud van de email op je scherm.
Toegevoegde waarde? Nee.
Afleiding? Ja.
Mijn tips:
- Zet email notificatie af. (1)
- Controleer je email als je een taak hebt afgewerkt.
- Gebruik email filters om nieuwsbrieven naar een aparte map te verplaatsen. Zo hou je je emailbox ordelijk en kan je belangrijke email beter eruit pikken.
16. juli, 2007 om 01:01
Ik heb die e-mailnotificatie zonder vertraging broodnodig.
Op de financiële markten is een minuut een eeuwigheid en beslissingen van bedrijven gebeuren nu eenmaal real time en worden real time afgekondigd.
Er komt dus voortdurend nieuwe taken en info in K1 terecht.
Voor mijn sector gaat het Eisenhowerprincipe alvast niet op, want je bent slaaf van wat er bij anderen gebeurt.
31. december, 2007 om 13:33
In mij job is alles dringend en belangrijk. Kan ik dan écht niets delegeren? ;-)