Hoe schrijf ik een e-mail?
In de categorie “communicatiemiddelen die slecht gebruikt worden”, staat bij mij e-mail met stip op één. Mensen geven informatie onduidelijk weer, ze schrijven de e-mail onleesbaar, ze proppen er te veel in, en ga zo maar verder. Daarom een aantal tips om de e-mailende medemens een hart onder de riem te steken.
‘t Is graag gedaan.
- Vul het onderwerp in.
Er is niks zo vervelend als een e-mail zonder onderwerp. Mensen weten graag waar ze zich aan kunnen verwachten. Maak dit onderwerp ook duidelijk: aan “Case 2006/SW/24412″ heeft de ontvanger niet veel. Vermijd ook onderwerpen enkel in het Engels, spamfilters willen dit al eens tegenhouden. - Eén onderwerp per e-mail.
Als je bvb. meerdere vragen stelt in één e-mail over verschillende onderwerpen, moet de ontvanger dit mailtje blijven flaggen tot à lle vragen opgelost zijn. Een properder oplossing is… per onderwerp een e-mail. Het kan - zeker in het begin - vreemd overkomen om van één persoon vijf mailtjes in je inbox te zien, maar na een tijdje zal je er dankbaar voor zijn. Trust me. - Eén idee per paragraaf.
Hou het bij één enkel idee per alinea. Hou elke alinea ook korter dan 5 schermregels, anders wordt het onmogelijk om het fatsoenlijk te lezen.Hou elke zin korter dan 16 woorden. Vergeet niet dat een scherm niet makkelijk leest. - Vermijd bombastisch taalgebruik.
Gebruik geen verouderde woorden als doch, echter of dienaangaande. Hou het bij eenvoudige woorden en alledaags taalgebruik. Blijf informeel. Heb je het gevoel dat je een formele taal moet gebruiken, dan schrijf je beter een brief. - Vermijd overbodige tekst.
Zinnen als “Hierbij stuur ik u …”, “Naar aanleiding van ons laatste telefonisch contact…”, “Ik zou u met aandrang willen wijzen op het onweerlegbare feit…” kan je best vermijden. Hou het kort (zie ook punt 3). Je probeert geen Pulitzer prijs te bemachtigen, schrijf er dan ook niet naar. - Sluit af met een persoonlijke toets
Mensen die regelmatig e-mail krijgen, zouden op de duur wel eens kunnen struikelen over het feit dat je steeds op dezelfde manier afsluit (met een handtekening). Een persoonlijke afsluiting doet meer dan je denkt. Sluit niet af met “hoogachtend”, “met de meeste hoogachting” of “met beleefde groeten”. Vind je - net als in punt 4 - dat zo’n afsluiting op zijn plek is, dan zou je beter een brief sturen.
Verder: als je niet zeker bent of je correspondent afkortingen als “mvg” kent of apprecieert, gebruik die dan ook niet. Het duurt maar een seconde langer om het voluit te schrijven.
7. december, 2006 om 22:11
Een onderwerp per e-mail? Nee dank u. Wie voor ieder wissewasje een mail krijgt, verzuipt in de stortvloed van mail.
Voor het overige kan ik er redelijk mee leven.
7. december, 2006 om 22:16
Je hebt waarschijnlijk wel een punt. Maar ik heb hier uit mijn eigen ervaring geschreven, en daaruit blijkt dat sommige mensen liever één mail per onderwerp hebben.
Achja. Het zal waarschijnlijk een kwestie van wikken en wegen zijn, en voorkeuren van de correspondent. :)
9. december, 2006 om 13:17
[…] Urèitì existuje vícero návodù, ale vcelku se mi líbí jeden struèný z webu Communicatiekronkels.be. Vìtšina lidí se v e-mailu neumí moc jasnì vyjadøovat, takže neuškodí pár doporuèení. Následuje volný pøeklad výše zmínìného èlánku. […]
9. december, 2006 om 13:20
Ik ben het met Maarten eens. Als die onderwerpen van een gebied zijn, kan ik toch alleen een e-mail sturen.
Andere regels vindt ik praktisch.
27. januari, 2007 om 03:51
Om dan de score weer mooi gelijk te trekken, schaar ik me in het kamp van Sebbe: het liefst één onderwerp per mail. Dat ik er dan meerdere krijg is geen groot probleem — de mails zijn korter, dus dat doorworstelen gaat ook weer sneller — en zeker nadat er over een onderwerp wat mailtjes heen en weer zijn gegaan is het fijn om in één thread ook één onderwerp te vinden.
Absolute horrorvoorbeeld van hoe het niet moet heb ik zelf mogen ervaren in mijn communicatie met een klant, waarin allerlei onderwerpen, ingevingen en noem maar op bij elkaar werden gegooid. Na een jaar van correspondentie was het godsonmogelijk om nog zinvol dingen terug te vinden… Vooral als het dingen betrof die je niet goed in een zoekopdracht kon vangen.
11. februari, 2007 om 18:30
Hello, my name is Alex, i’m a newbie here. I really do like your resource and really interested in things you discuss here, also would like to enter your community, hope it is possible:-) Cya around, best regards, Alex!
11. februari, 2007 om 18:41
Hi Alex,
As you might have noticed, the common language here is Dutch. Do you master that language?
1. maart, 2008 om 23:05
hoe moet ik een e-mail krijgen?
1. maart, 2008 om 23:05
hoe? plz ik ben nog maar een beginner
19. april, 2008 om 04:13
soma…
soma…
8. augustus, 2008 om 20:48
“Vermijd bombastisch taalgebruik. Gebruik geen verouderde woorden als doch, echter of dienaangaande.”
Daar ben ik helemaal niet mee eens. Ik ben altijd gek geweest op bombastisch taalgebruik.
Eric